ข่าวแวดวงครู
เปิดสอบครู
ห้องพักครู
แผนการสอน
บันทึกคุณครู
Tip & tricks
สหกรณ์เพื่อนครู
กฎหมายในวงการศึกษา
 

 
หน้าแรก | มุมคุณครู | สหกรณ์เพื่อนครู

:: สหกรณ์เพื่อนครู
ระเบียบ ว่าด้วยการเก็บ รักษา ยืม และการทำลายเอกสารของสหกรณ์ (ลพบุรี)
   

ระเบียบสหกรณ์ออมทรัพย์ครูลพบุรี จำกัด
ระเบียบ
เก็บรักษา การยืม และการทำลายเอกสารของสหกรณ์
พ.ศ.2547
______________

เพื่อประโยชน์ในการเก็บรักษา การยืม และทำลายเอกสารของสหกรณ์ให้เรียบร้อยและปลอดภัย อาศัยอำนาจตามความในข้อบังคับของสหกรณ์ออมทรัพย์ครูลพบุรี จำกัด ข้อ 79 (8) และข้อ 107 (12) ที่ประชุมคณะกรรมการดำเนินการ ชุดที่ 46 ครั้งที่ 9 เมื่อวันที่ 19 เมษายน 2547 จึงกำหนดระเบียบว่าด้วยการเก็บรักษา การยืม และการทำลายเอกสารของสหกรณ์ ไว้ดังต่อไปนี้

ข้อ 1.

ระเบียบนี้เรียกว่า "ระเบียบสหกรณ์ออมทรัพย์ครูลพบุรี จำกัด ว่าด้วยการเก็บรักษา การยืม และการทำลายเอกสารของสหกรณ์ พ.ศ.2547"

ข้อ 2.

ให้ถือใช้ระเบียบนี้ตั้งแต่ วันที่ 20 เมษายน พ.ศ.2547 เป็นต้นไป

 
ข้อ 3. ให้ยกเลิก ระเบียบสหกรณ์ออมทรัพย์ครูลพบุรี จำกัด ว่าด้วยการเก็บรักษา การยืม และการทำลายเอกสารของสหกรณ์ พ.ศ.2537 ซึ่งประกาศ ณ วันที่ 17 มิถุนายน พ.ศ.2537 รวมถึงบรรดามติคณะกรรมการ ประกาศ และข้อกำหนดอื่นใด ที่มีอยู่ก่อนวันใช้ระเบียบนี้ซึ่งมีข้อกำหนดขัดหรือแย้งกับระเบียบนี้ ให้ใช้ระเบียบ นี้แทน
 
ข้อ 4.
การเก็บรักษาเอกสารในระหว่างปฏิบัติ คือการเก็บเอกสารที่ปฏิบัติยังไม่เสร็จให้อยู่ในความรับผิดชอบของเจ้าหน้าที่ที่เกี่ยวข้องในเรื่องนั้น
 
ข้อ 5.
การเก็บเอกสารที่ปฏิบัติเสร็จแล้ว ให้เจ้าหน้าที่แยกเอกสารนั้นเป็นเรื่องๆ เย็บเข้าเล่มหรือเก็บเข้าแฟ้ม พร้อมทั้งทำบัญชีหน้าเรื่อง หรือบัญชีเรื่องประจำแฟ้มด้วย เอกสารใดซึ่งไม่สามารถเก็บโดยวิธีดังกล่าวได้ ให้มัดรวมเข้าด้วยกันเป็นหมวดหมู่รวมไว้ในที่เดียวกัน พร้อมทั้งทำบัญชีหน้าเรื่องประจำหมวดหมู่เสร็จแล้วให้ทำสารบาญเรื่องหรือแฟ้มหรือหมวดหมู่ของเอกสารนั้นๆ ด้วย เพื่อความสะดวกและรวดเร็วในการค้นหาเป็นสำคัญ เมื่อทำการสอบบัญชีประจำปีเสร็จเรียบร้อยแล้วให้เจ้าหน้าที่เอกสารรวบรวมเอกสารที่ทำการตรวจสอบบัญชีแล้วนั้นเก็บไว้ในที่อันปลอดภัย
 
ข้อ 6.
ให้เจ้าหน้าที่ผู้เกี่ยวข้องในการปฏิบัติเรื่องนั้นๆ หรือเจ้าหน้าที่ ที่เก็บรักษาระมัดระวังเอกสารให้อยู่ในสภาพที่เรียบร้อย และปลอดภัย ถ้าชำรุด เสียหาย ต้องรีบซ่อมให้ใช้การได้เหมือนสภาพเดิม หากสูญหายต้องทำสำเนามาแทนให้ครบบริบูรณ์เท่าที่จะทำได้
 
ข้อ 7.

การยืมหนังสือที่ส่งเก็บแล้ว ให้ปฏิบัติดังนี้

 
  1. ผู้ยืมจะต้องแจ้งให้ทราบว่าเรื่องที่ยืมนั้นจะใช้ประโยชน์ในการใด
  2. กู้ยืมจะต้องมอบหลักฐานการยืมให้เจ้าหน้าที่เก็บ และลงชื่อในสมุดทะเบียนยืมเอกสารและให้เจ้าหน้าที่เก็บรวบรวมหลักฐานการยืมเรียงลำดับ วันที่ เดือน พ.ศ. ไว้เพื่อสะดวกในการติดต่อทวงถาม
  3. การยืมเอกสารของสหกรณ์ต้องได้รับอนุญาตจากประธานกรรมการ หรือ ผู้จัดการ
  4. ในกรณีที่เอกสารซึ่งต้องเก็บเป็นความลับ ได้แก่ทะเบียนเงินค่าหุ้น บัญชีเงินกู้ทะเบียน เงินฝากประจำ ทะเบียนเงินฝากออมทรัพย์ ใบรับเงินฝาก โฉนด หนังสือสัญญาจำนอง และหนังสือกู้พิเศษ ห้ามเจ้าหน้าที่ผู้เกี่ยวข้องในการปฏิบัติเรื่องนั้น หรือเจ้าหน้าที่ผู้เก็บอนุญาต ให้บุคคลภายนอกยืมดู หรือคัดลอกเป็นอันขาด เว้นแต่ผู้มีอำนาจที่เกี่ยวข้องกับการตรวจสอบหรือเกี่ยวกับการดำเนินคดี
ข้อ 8.
ตามปกติ เอกสารจะต้องเก็บไว้มีกำหนดไม่น้อยกว่า 10 ปี ส่วนเรื่องที่เก็บไว้ที่เห็นว่าไม่มีประโยชน์หรือเป็นเรื่องธรรมดาสามัญจะเก็บไว้ไม่ถึง 10 ปี ก็ได้ โดยจำแนกเป็น 3 ประเภท คือ
 
  1. เอกสารที่มีลักษณะดังต่อไปนี้ ให้คงเก็บรักษาไว้ตลอดไป คือ

    - หนังสือที่ต้องเก็บไว้เป็นหลักฐานของสหกรณ์ตลอดไป เช่น เรื่องเกี่ยวกับการจัดตั้ง สหกรณ์ ข้อบังคับ ใบสมัครเข้าเป็นสมาชิก ทะเบียนสมาชิก รายการประชุม บัญชี และทะเบียนต่างๆ หลักฐานการตรวจบัญชี รายงานกิจการประจำปี สถิติต่างๆ ตลอดจนหลักฐานหรือเรื่องที่จะใช้ศึกษาค้นคว้าต่อไป

    - หนังสือที่เป็นหลักฐานอรรถคดี หรือสำนวนของศาล อัยการ หรือสำนวนของพนักงานสอบสวน

  2. อกสารที่ต้องเก็บรักษาไว้ไม่น้อยกว่า 10 ปี เช่น ใบรับเงิน สลิป และใบสำคัญจ่ายเงิน
  3. เอกสารที่ต้องเก็บรักษาไว้ไม่ถึง 10 ปี แต่ไม่น้อยกว่า 5 ปี เช่น หนังสือขอเปลี่ยนแปลงเงินค่าหุ้นรายเดือน หนังสือขอเปลี่ยนแปลงเงินงวดชำระหนี้ หนังสือขอเปลี่ยนแปลงส่งเงินฝากประจำรายเดือน และหนังสือขอลาออกจากการเป็นสมาชิกสหกรณ์
  4. การทำลายเอกสารจำกัดเฉพาะเอกสารที่เกี่ยวกับการให้เงินกู้แก่สมาชิกสหกรณ์ ได้แก่ คำขอกู้และหนังสือกู้เงินประเภทต่างๆ เท่านั้น โดยเอกสารที่จะขอทำลายดังกล่าวต้องผ่านการเก็บรักษาหลังจากที่สมาชิกได้ชำระหนี้เสร็จสิ้นแล้ว ดังนี้

    - เพื่อเหตุฉุกเฉิน ให้เก็บรักษาไว้ไม่น้อยกว่า 1 ปี

    - เงินกู้สามัญและเงินกู้พิเศษให้เก็บรักษาไว้ไม่น้อยกว่า 3 ปี
ข้อ 9.
ในปีหนึ่งๆ ให้เจ้าหน้าที่ตรวจสอบเอกสารที่สมควรจะทำลายแล้วยื่นหนังสือเสนอประธานกรรม เมื่อพิจารณาเห็นว่า ควรทำลายเอกสารได้ ให้ตั้งกรรมการทำการคัดเลือกเอกสาร และควบคุมการทำลายขึ้นอย่างน้อย 3 คน โดยมีหน้าที่ดังต่อไปนี้
 
  1. คัดเลือกเอกสารตามระเบียบว่า เอกสารเรื่องใดควรทำลายได้
  2. เสนอรายงานและบัญชีรายชื่อเอกสารที่สมควรทำลายต่อที่ประชุมคณะกรรมการดำเนินการ เพื่อพิจารณาอนุมัติให้ทำลายได้
  3. แสดงรายงาน และบัญชีรายชื่อเอกสารที่ได้รับอนุมัติให้ทำลายได้และมอบสำเนาให้เจ้าหน้าที่เก็บเพื่อบันทึกในหนังสือเก็บ และบัญชีประจำเรื่อง หรือประจำหมวดหมู่ หรือประจำแฟ้ม
  4. ควบคุมการทำลายหรือทำลายด้วยตนเอง โดยวิธีเผาให้ไหม้มอดจนหมดสิ้น
  5. ห้เสนอรายงานผลการปฏิบัติให้ประธานกรรมการ หรือรองประธานกรรมการ และมอบให้เจ้าหน้าที่ที่เก็บรายงานนั้นไว้เป็นหลักฐานด้วย
 
 

ประกาศ ณ วันที่ 20 เมษายน พ.ศ.2547

( นายปัญญา แก้วเหล็ก)
ประธานกรรมการดำเนินการ
สหกรณ์ออมทรัพย์ครูลพบุรี จำกัด


ที่มาข้อมูล : สหกรณ์ออมทรัพย์ครูลพบุรี จำกัด จังหวัดลพบุรี
จำนวนคนอ่าน 369 คน
   
 

© 2000 - 2014 www.myfirstbrain.com All Rights Reserved